Инструкция по заполнению трудовой книжки

Каждый официально работающий человек должен иметь документ, который будет подтверждать его трудовую историю, то есть кем он работал, где учился, какой уровень образования имеет. Так же и начальник должен знать, как именно зарекомендовал себя человек на предыдущем месте работы. Именно о документе, в котором все это записывается, и пойдет речь в данной статье.

Видео: Как делать записи о работе в трудовой книжке?

Трудовой книжкой называется личный документ каждого гражданина Российской Федерации и стран бывшего СССР. В России данный документ разрешается оформлять при достижении человеком возраста 14 лет. В ней отображается вся информация по трудовой деятельности ее владельца.

Абсолютно все записи, которые делаются в трудовой книжке, имеют свой личный номер и вписываются без каких-либо сокращений. Дата же вписывается только арабскими цифрами. Пример: 08.08.2008.

Видео: Как заполнить титульный лист трудовой книжки?

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Изначально нужно вписать в трудовую книжку данные о ее владельце. В том случае, если записи на первой странице уже были сделаны, то Вам нужно проверить правильность их написания. Итак,

1. Ф.И.О. владельца трудовой книжки заполняется согласно Ф.И.О. в паспорте человека.
2. Дата рождения человека пишется только арабскими цифрами (к примеру: 20.02.1991).
3. Пункт "Образование" заполняется исключительно прописными буквами и без сокращений (к примеру: «среднее», «среднее специальное»).
4. Специальность человека, владельца трудовой книжки, пишется в именительном падеже (к примеру («инженер», «врач», «юрист»)).
5. Вписывается дата, когда человек был принят на работу. Она должна быть вписана не позже пяти календарных дней после официального приёма человека на работу.
6. Распишитесь и рядом с росписью напишите свою фамилию. Проконтролируйте, что владелец трудовой книжки также расписался в ней. Этим он подтверждает, что он ознакомлен с записями в своей трудовой книжке.
7. Заверьте все записи печатью. Стоит отметить, что записи заверяются печатью организации.

Важно знать, что правильно заполненная трудовая книжка работника организации - это минус один конфликт с проверяющими органами (налоговая инспекция и так далее).

Итак, инструкция по заполнению трудовой книжки. Перед тем как делать запись о том, что человек принят на работу, проштампуйте страницу с записью печатью организации. Далее Вы должны сделать записи в графах.

В первой графе введите номер записи по порядковому номеру. Во второй графе введите дату (еще раз напоминаю, арабскими цифрами). Дата о приёме на работу должна быть той, которая была в приказе о зачислении на работу сотрудника. В третьей графе записывается информация о зачислении работника в штат, переводе или увольнении сотрудника. Если же сотрудник уволен с организации (независимо, по какой причине), то сотрудник отдела кадров должен в этой графе сделать соответствующую запись и закрепить ее печатью организации, а также своей росписью. Стоит отметить, что уволенный сотрудник должен быть ознакомлен с соответствующей записью. В четвертой графе Вы должны указать, на основании какого приказа или распоряжения был принят либо уволен сотрудник, вписать арабскими цифрами дату и номер приказа (распоряжения).

Очень частой ошибкой работников отдела кадров является то, что они могут сделать запись в трудовой книжке раньше, чем об этом говорит инструкция по заполнению трудовой книжки. Запись о приёме сотрудника должна вноситься только по истечении 5 дней работы человека. Работник имеет полное право завершить действие договора в первые дни работы, и записи в трудовой при этом быть не должно.

Теперь стоит рассказать о записи, в которой говорится об увольнении сотрудника.

В соответствии с правилами, по которым ведутся и хранятся трудовые книжки, все записи об увольнении сотрудников пишутся только при наличии внутреннего приказа организации и точно в тот день, когда был подписан соответствующий приказ.

Запись в трудовую книжку об увольнении сотрудника должна точно такой же, что и в приказе об увольнении.

Перед выдачей трудовой книжки владельцу отдел кадров должен проконтролировать, что начальник организации поставил свою роспись на всех страницах трудовой книжки за время работы своего бывшего сотрудника и проштамповал в ней страницы. Инструкция по заполнению трудовой книжки гласит, что администрация организации должна отдать бывшему работнику его трудовую с уже вписанной информацией именно в тот день, когда сотрудник был уволен. В ином случае работодателю придется заплатить административный штраф.

Я надеюсь, что правила оформления трудовой книжки, указанные в этой статье, смогут в полной мере помочь сотрудникам организаций не делать ошибок в своей работе.

Видео: оформление трудовой книжки, лекция для кадровиков

Стоит отметить, что в России подан на рассмотрение законопроект, в котором речь идет о выводе из документооборота трудовой книжки в 2012 году.